Întrebare. Societatea Aplicaţii informatice SRL vinde programe de gestiune. Pe lângă aceste programe, societatea vinde şi asistenţa tehnică aferentă  (adaptare şi actualizare permanentă la necesitățile clientului). Care este tratamentul contabil pentru veniturile obţinute din serviciile de asistenţă tehnică suplimentare? Mulţumesc. 

Răspuns. 

1. Temeiul legal. Disciplina operaţiunilor contabile la o persoană juridică este stabilită prin Ordinul MFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate, cu modificările şi completările ulterioare. 

2. Analiza operaţiunii. În speţa dată, se pune problema identificării unui tratament pentru veniturile obţinute din serviciile adiacente vânzării unui bun.Practic prin contract se vinde un bun şi în subsidiar, se vinde şi un serviciu de consultanţă adiacent. Cu alte cuvinte, preţul de vânzate conţine o valoare distinctă, specificată contractual, destinată prestării ulterioare de servicii.

Conform reglementărilor aplicabile, în cazul în care preţul de vânzare include o valoare distinctă, specificată contractual, destinată prestării ulterioare de servicii, acea sumă este amânată şi recunoscută ca venit pe parcursul perioadei în care se prestează serviciile, dar nu mai târziu de încheierea perioadei pentru care a fost contractată prestarea ulterioară de servicii (punctul 447 din Ordinul MFP nr. 1802/2014).

3. Documentele care probează operaţiunea. Din punct de vedere al documentelor justificative, ca şi înscrisuri probatoare vorbim despre: facturi, contracte, note de calcul, note contabile. Este recomandabil să se aplice „principiul celor patru ochi”. Ca sfat, este de preferat, să se înscrie pe fiecare document data primirii acestuia, atunci când este cazul (mai ales la facturi).

4. Procedura de înregistrare în contabilitate a operațiunilor economico-financiare. Din punct de vedere contabil, profitul contabil realizat de un SRL în exercițiile financiare anterioare şi utilizat ca sursă de majorare a capitalului social, se contabilizează în contul 472 "Venituri înregistrate în avans".

• Facturarea sumelor aferente prestării ulterioare de servicii:  411. Clienţi = 472. Venituri înregistrate în avans;
• Recunoaşterea sumelor ca venit pe parcursul perioadei în care se prestează serviciile, dar nu mai târziu de încheierea perioadei pentru care a fost contractată prestarea ulterioară de servicii: 472. Venituri înregistrate în avans = 704. Venituri din servicii prestate – analitic distinct. 

5. Controlul operaţiunii. Persoana care exercită verificarea operațiunii trebuie să manifeste prudenţă.

Se verifică încrucişat datele din factură cu datele din contract, se verifică dacă facturile conţin toate elementele obligatorii, urmărirea concordanţei dintre instrumentele de plată din contracte şi cele utilizate efectiv, urmărirea încălcărilor contractului pentru neplata la timp a sumelor. La final de lună, după închiderea balanţei lunare, fac obiectul verificării operaţiunile care au avut loc, reflectarea acestora în balanţa contabilă și corelaţiile conturilor în cadrul balanţei. Pentru orice înregistrare contabilă trebuie să existe o justificare. Fiecare sold al fiecărui cont din balanţa de verificare trebuie să poată fi probat cu înscrisuri.

Pentru a minimiza potenţialele riscuri, recomandăm utilizarea checklist-urilor, care să confirme: (i) siguranța existenței dreptului legal a efectua tranzacția; (ii) siguranța perioadei de generare şi exigibilitate a operațiunilor din care rezultă soldurile conturilor; (iii) siguranța întocmirii şi prezentării corecte în documentele contabile ale entității. Prin urmare, trebuie să ne asigurăm că operațiunile sunt reflectate corect în contabilitate, în concordanță cu realitatea economică, întocmai cu prevederile legale aplicabile.  

6. Regim sancţionatoriu. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.

Răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-șef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească această funcție, împreună cu personalul din subordine. În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contract de prestări de servicii, încheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale CECCAR, răspunderea pentru conducerea contabilității revine acestora, potrivit legii și prevederilor contractuale.

În mod proporțional cu volumul, natura, amploarea și complexitatea activităților entităţii în cauză, nerespectarea reglementărilor privind înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor în perioada la care se referă se sancționează cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei. Constatarea contravențiilor și aplicarea amenzilor se realizează de către persoanele cu atribuții de inspecție fiscală și control financiar, precum și de personalul altor direcții din cadrul Ministerului Finanțelor Publice. Amenzile contravenționale se suportă de persoanele vinovate.

7. Formalităţile procedurale. Orice entitate trebuie să deţină o politică contabilă specifică tipurilor de operaţiuni pe care entitatea le realizează. Astfel, dacă societatea dezvoltă operaţiuni care derivă din veniturile obţinute din serviciile de asistenţă tehnică, acestea trebuie să se regăsească detaliate într-o politică contabilă proprie care se aprobă de administratorul societăţii, care să detalieze fluxul operaţiunilor, contabilizarea la nivelul entităţii în cauză, lista documentelor justificative şi matricea responsabilităţilor. Prin urmare, trebuie să ne asigurăm că politica contabilă a societăţii este adecvată acesteia şi este aplicată in mod consecvent.

Temei legal:

• Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
• Legea societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
• Ordinul MFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, cu modificările şi completările ulterioare;
• Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar contabile;
• Ordinul MFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, cu modificările şi completările ulterioare;